MailStore · Suche · Aufbewahrung
Geschäftliche E-Mails.
Geordnet aufbewahrt.
Ich plane und betreue Ihre E-Mail-Archivierung, lokal mit MailStore Server oder gehostet mit EL mailarchive. Passend zu Ihrem Mailsystem, Ihren Zugriffsrechten und Ihrem Aufbewahrungskonzept.
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- ErfassenNachrichten aus dem Mailsystem.
- OrdnenAufbewahrung mit klaren Regeln.
- WiederfindenSuche mit berechtigtem Zugriff.
Aufbewahrung
Aufbewahren, was aufbewahrt werden muss.
Ob eine E-Mail aufbewahrt werden muss, hängt von ihrem Inhalt und ihrer geschäftlichen Funktion ab. Nicht jede Nachricht ist automatisch aufbewahrungspflichtig. Dient sie nur als Transport für einen bereits erfassten Anhang, ist die Bewertung eine andere als bei einer geschäftlichen Vereinbarung im Nachrichtentext.
Wir klären die technische Umsetzung Ihres Aufbewahrungskonzepts: welche Postfächer und Nachrichten erfasst werden, wer zugreifen darf und wie Aufbewahrung und Löschung umgesetzt werden. Steuerliche und rechtliche Vorgaben stimmen Sie mit Ihrer zuständigen Beratung ab. Software allein garantiert keine GoBD-konforme Verfahrensweise.
Lokal oder gehostet?
Zwei Betriebsmodelle. Eine bewusste Entscheidung.
MailStore Server
Archivierung auf eigener Server-Infrastruktur.
- Passend, wenn Server und Betriebskapazität vorhanden sind.
- Kontrolle über Speicher, Zugänge und Sicherung im eigenen Betrieb.
- Lizenzen, Wartung, Speicher und Backup gemeinsam kalkulieren.
EL mailarchive
Gehostete Archivierung auf Basis von MailStore.
- Passend bei Cloud-Strategie oder ohne eigenen Archivserver.
- Anbieter, Speicherort, Zugriffe und Auftragsverarbeitung prüfen.
- Laufende Kosten, Leistungsumfang und Exportmöglichkeiten im Angebot klären.
Suchen & zugreifen
Ein Archiv, das im Alltag nutzbar bleibt.
Volltextsuche
Nachrichten und unterstützte Anhänge anhand von Inhalten wiederfinden. Nutzer suchen in den Beständen, für die sie berechtigt sind.
Passende Anbindung
Microsoft 365, Exchange oder IMAP: Wir prüfen die geeignete Erfassungsmethode, Authentifizierung und den Import bestehender Nachrichten für Ihr System.
Rechte & Nachvollziehbarkeit
Benutzerzugriffe, administrative Rollen, Aufbewahrungsregeln und Dokumentation werden auf Ihren Betrieb abgestimmt.
Postfächer entlasten
Eine getrennte Archivierung kann die Postfachverwaltung erleichtern. Wann Originalnachrichten aus Postfächern entfernt werden dürfen, folgt dem vereinbarten Konzept.
Archiv & Backup
Das Archiv braucht selbst eine Sicherung.
Archivierung dient der geordneten Aufbewahrung, Suche und dem geregelten Zugriff auf Nachrichten. Ein Backup dient der Wiederherstellung nach Ausfall, Fehlbedienung oder Angriff. Beide Aufgaben ergänzen sich.
Auch ein eigenständiges Archiv kann ausfallen. Sicherung, Zugriffsschutz und ein getesteter Wiederherstellungsweg gehören deshalb zum Betrieb. Bei einer gehosteten Lösung klären wir, welche Sicherungs- und Wiederherstellungsleistungen tatsächlich enthalten sind.
Zusammenarbeit
Ein klarer Weg in den Alltag.
Bedarf aufnehmen
Postfachanzahl, Mailserver, Datenbestand und Aufbewahrungskonzept besprechen.
Betriebsmodell wählen
Lokalen und gehosteten Betrieb einschließlich Kosten und Verantwortlichkeiten vergleichen.
Einrichten & prüfen
Anbindung, Import, Rechte und Suche mit Testpostfächern prüfen.
Übergeben & betreuen
Nutzer einweisen, Verfahren dokumentieren und Sicherung sowie Wiederherstellung abstimmen.
Vor dem Start
Gute Fragen. Klare Antworten.
Muss jede E-Mail archiviert werden?
Nein. Inhalt, Funktion und geltende Pflichten sind entscheidend. Das Aufbewahrungskonzept muss außerdem Datenschutz und Löschung berücksichtigen. Die konkrete rechtliche Einordnung erfolgt mit Ihrer zuständigen Beratung.
Ersetzt das Archiv mein Backup?
Nein. Das Archiv organisiert die Aufbewahrung und Suche; Backups ermöglichen die Wiederherstellung. Auch das Archiv selbst braucht ein passendes Sicherungskonzept.
Können bestehende E-Mails übernommen werden?
Ein Import ist je nach Quellsystem und Datenbestand möglich. Vollständigkeit, Formate und Berechtigungen werden vor der Übernahme geprüft.
Welche Angaben helfen für ein Angebot?
Die Anzahl der Postfächer, das aktuelle Mailsystem, der Datenumfang und Ihre Präferenz für lokalen oder gehosteten Betrieb. Wenn das noch offen ist, klären wir es im Erstgespräch.