MailStore: On-Premises oder Cloud-Archivierung?
Geschäftliche E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs müssen Sie jahrelang vollständig, unverändert und auswertbar aufbewahren. Bleibt die Frage, wo das Archiv läuft: im eigenen Haus, beim Hersteller oder beim Dienstleister. Alle drei Wege sind mit MailStore möglich. Die Unterschiede und welcher zu Ihrem Unternehmen passt.
- ErfassenNachrichten aus dem Mailsystem.
- OrdnenAufbewahrung mit klaren Regeln.
- WiederfindenSuche mit berechtigtem Zugriff.
Drei Betriebsmodelle, eine Archivtechnik
MailStore (MailStore Software GmbH, seit Dezember 2019 Teil von OpenText) ist eine etablierte Lösung für die zentrale E-Mail-Archivierung in kleinen und mittleren Unternehmen. Seit Oktober 2025 gibt es drei Wege: MailStore Server für den Betrieb im eigenen Haus, MailStore Cloud als vom Hersteller betriebenen Dienst und gehostete Archivierung über einen Dienstleister auf Basis der MailStore Service Provider Edition (SPE).
MailStore Server: alles im eigenen Haus
MailStore Server läuft auf einem Windows-System bei Ihnen, laut Hersteller unter Windows 11 und Windows Server 2016–2025. Betrieb und Verantwortung liegen bei Ihnen oder bei mir als Dienstleister, der den Server für Sie betreut. Die Software legt vollständige, originalgetreue Kopien der E-Mails ab, der Zugriff erfolgt über die gewohnte Ordnerstruktur, per Volltextsuche oder direkt aus Outlook. Aktuell ist Version 26.3 (Stand: September 2026).
- Volle Datenhoheit: Das Archiv liegt physisch bei Ihnen.
- Manipulationsschutz über SHA-Hashwerte der Inhalte und interne AES256-Verschlüsselung; mit Legal Hold lassen sich E-Mails ungeachtet aller anderen Einstellungen nicht löschen.
- Sie kümmern sich um Hardware, Backup und Updates des Servers oder lagern genau das an mich aus. Auch das Archiv selbst braucht eine eigene Sicherung.
- Lizenz: einmaliger Kauf pro Benutzer. Das Starterpaket für bis zu 5 Benutzer kostet laut Hersteller ab 295 EUR zzgl. MwSt., inklusive einem Jahr Standard Update & Support Service. Den Service gibt es als Standard oder Premium mit 1, 2 oder 3 Jahren Laufzeit (Stand: September 2026).
Achtung: Microsoft 365: Umstieg von EWS auf Graph
Microsoft schaltet die Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise ab, bis April 2027 vollständig. Wer MailStore Server per EWS an Microsoft 365 anbindet, sollte umstellen: Ab Version 26.2 bringt MailStore eine automatische Erkennung und einen geführten Umstieg auf Microsoft Graph mit. Die API-Berechtigungen in Microsoft Entra ID müssen dabei angepasst werden.
MailStore Cloud: vom Hersteller betrieben
Seit dem 6. Oktober 2025 bietet MailStore mit MailStore Cloud eine eigene Cloud-Variante an. OpenText betreibt sie laut Hersteller in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland und kümmert sich um Hardware, Software-Wartung und Verfügbarkeit. Benutzerlizenzen und Speicher werden über ein Webportal gebucht, monatlich abgerechnet und lassen sich mit sofortiger Wirkung erweitern oder reduzieren. Erhältlich ist MailStore Cloud über Partner; einen Listenpreis nennt der Hersteller auf seiner Website nicht.
- Kein eigener Server, keine eigene Wartung: Betrieb und Updates liegen beim Hersteller.
- Monatliche Kosten statt einmaliger Lizenz, gut skalierbar, wenn die Zahl der Postfächer wächst.
- Auch für MailStore Cloud liegt laut Hersteller eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 vor (Version 26.3). Auftragsverarbeitung, Exportmöglichkeiten und Kündigungsfristen prüfen Sie trotzdem im Vertrag.
Gehostet beim Dienstleister: die Service Provider Edition
Mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) betreiben IT-Dienstleister die Archivierung auf ihrer eigenen Infrastruktur und stellen sie als Dienst bereit, vom einfachen Single-Server-Modus bis zum Mehrserver-Betrieb. Jeder Kunde erhält eine eigene, von anderen getrennte Instanz, Preise und Leistungsumfang legt der Anbieter fest. Ein Beispiel für einen gehosteten Dienst auf MailStore-Basis ist EL mailarchive von ELOVADE, laut Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland, monatlicher Abrechnung und Vertrieb über Partner.
- Kein eigener Server, keine eigene Wartung: Der Betrieb läuft beim Anbieter.
- Archivierung lässt sich mit weiteren Diensten desselben Anbieters bündeln.
- Wichtig: Klären Sie, wo die Daten liegen, wer das Rechenzentrum betreibt, welche Sicherungen enthalten sind und wie Sie beim Anbieterwechsel an Ihre Daten kommen.
Hinweis: GoBD-Konformität ist kein Häkchen
Egal welche Variante: Die Software kann die GoBD-Anforderungen für E-Mail-Daten unterstützen, die Konformität hängt aber auch von Konfiguration, Verfahrensdokumentation und Abläufen ab. Eine staatliche GoBD-Zertifizierung gibt es nicht, und Testate Dritter binden die Finanzbehörde nicht. Laut Hersteller werden MailStore Server, MailStore Cloud und die SPE regelmäßig nach IDW PS 880 geprüft; die Bescheinigung für MailStore Server 26.3 bestätigt die Ordnungsmäßigkeit ausdrücklich nur „bei sachgerechter Anwendung“. Die steuerliche Bewertung Ihres Verfahrens bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.
Welche Variante passt zu Ihnen?
Die drei MailStore-Varianten im Überblick
| Merkmal | MailStore Server | MailStore Cloud | Dienstleister (SPE) |
|---|---|---|---|
| Betrieb | Bei Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister | OpenText, Rechenzentrum in Deutschland | Der Dienstleister auf eigener Infrastruktur |
| Kostenmodell | Einmalige Lizenz pro Benutzer plus Update & Support Service | Monatliches Abo für Lizenzen und Speicher | Vom Anbieter festgelegt |
| Bezug | Direkt beim Hersteller oder über Partner | Über Partner | Beim Dienstleister |
| Hardware und Wartung | Ihre Aufgabe oder im Auftrag | Beim Hersteller | Beim Dienstleister |
| Datenstandort | Bei Ihnen | Laut Hersteller Deutschland | Je nach Anbieter, vertraglich klären |
Stand: September 2026, Angaben laut Hersteller bzw. Anbieter. Quellen am Artikelende.
- MailStore Server, wenn Datenhoheit im eigenen Haus oberste Priorität hat und Sie passende Hardware betreiben oder betreuen lassen wollen.
- MailStore Cloud, wenn Sie keinen Server betreiben möchten und den Betrieb direkt beim Hersteller in einem deutschen Rechenzentrum bevorzugen.
- Ein Dienstleister-Angebot, wenn Sie Archivierung zusammen mit weiteren Diensten aus einer Hand beziehen möchten.
- In jedem Fall: Preise und Vertragsbedingungen ändern sich. Die aktuellen Konditionen prüfe ich für Ihren Fall.
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, lesen Sie auch, was die Bordmittel leisten: Exchange Online und die GoBD. Wie ich Archivierung plane und betreue, beschreibt die Seite E-Mail-Archivierung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen MailStore Server und MailStore Cloud?
MailStore Server läuft im eigenen Haus, Betrieb und Verantwortung liegen bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister, die Lizenz kaufen Sie einmalig pro Benutzer. MailStore Cloud betreibt OpenText laut Hersteller in einem Rechenzentrum in Deutschland, abgerechnet wird monatlich über einen Partner. Daneben gibt es gehostete Dienste von Dienstleistern auf Basis der Service Provider Edition.
Bleiben meine Daten in Deutschland bzw. der EU?
Bei MailStore Server liegen die Daten physisch bei Ihnen. MailStore Cloud wird laut Hersteller in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Bei gehosteten Diensten klären Sie Speicherort, Unterauftragnehmer und Auftragsverarbeitung ausdrücklich im Vertrag. Diese Punkte prüfe ich vor der Entscheidung mit Ihnen.
Ist MailStore GoBD-konform?
MailStore kann helfen, die GoBD-Anforderungen für E-Mail-Daten zu erfüllen, und lässt seine Produkte nach IDW PS 880 prüfen. Die Bescheinigungen gelten ausdrücklich nur bei sachgerechter Anwendung. Ob Ihr Verfahren den GoBD genügt, hängt zusätzlich von Konfiguration, Verfahrensdokumentation und Abläufen ab.
Was kostet MailStore?
MailStore Server gibt es laut Hersteller als Starterpaket für bis zu 5 Benutzer ab 295 EUR zzgl. MwSt., einmalig und mit einem Jahr Update & Support Service (Stand: September 2026). MailStore Cloud wird monatlich über Partner abgerechnet, einen Listenpreis veröffentlicht der Hersteller nicht. Die aktuellen Konditionen prüfe ich für Ihren Fall.
Was bedeutet das Ende von EWS für mein MailStore-Archiv?
Microsoft schaltet die Exchange Web Services in Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise ab, bis April 2027 vollständig. Archivierungen, die Microsoft 365 per EWS anbinden, sollten auf Microsoft Graph umgestellt werden. MailStore Server unterstützt den Umstieg ab Version 26.2, die API-Berechtigungen in Microsoft Entra ID müssen dafür angepasst werden.
Quellen
Die Angaben entsprechen dem oben genannten Stand. Die Quellen sind zum Nachschlagen genannt; die Website verlinkt keine externen Seiten.
- MailStore Software GmbH: MailStore Server, Produktseite (Version 26.3.2, unterstützte Betriebssysteme), abgerufen am 22.09.2026
- MailStore Software GmbH: MailStore Server kaufen: Lizenzierung und Leistungsumfang, abgerufen am 22.09.2026
- MailStore Software GmbH: Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server, abgerufen am 22.09.2026
- interev GmbH: Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 für MailStore Server 26.3, 17. Juli 2026
- MailStore Software GmbH: MailStore Cloud is now available (Pressemitteilung), 6. Oktober 2025
- MailStore Software GmbH: MailStore Cloud, Produktseite, abgerufen am 22.09.2026
- MailStore Software GmbH: MailStore Service Provider Edition, Produktseite, abgerufen am 22.09.2026
- ELOVADE: EL mailarchive, E-Mail-Archivierung aus der Cloud, abgerufen am 22.09.2026
- MailStore Software GmbH: Ab MailStore V26.2: Einfacher Umstieg auf Graph API und IMAP für Microsoft 365 Nutzer (Blog), 22. April 2026
- Microsoft Learn: Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online, 1. April 2025
- MailStore Software GmbH: So hilft E-Mail-Archivierung bei der Einhaltung der GoBD (Blog), 17. Mai 2023
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Rz. 179–181 (Zertifizierung und Software-Testate), 28. November 2019