MailStore: On-Premises oder Cloud-Archivierung?
E-Mails revisionssicher zu archivieren ist Pflicht, aber wo sollen die Daten liegen? Im eigenen Haus oder gehostet beim Dienstleister? Beide Wege führen über MailStore. Die Unterschiede und welcher zu Ihrem Unternehmen passt.
Veröffentlicht am 25. Juni 2026 · Daniel Gläser
Zwei Wege, ein bewährtes Archiv
MailStore (MailStore Software GmbH, seit Dezember 2019 Teil von OpenText) ist eine etablierte Lösung für die zentrale, revisionssichere E-Mail-Archivierung. Für die Frage On-Premises oder Cloud gibt es im Kern zwei Varianten: MailStore Server für den Betrieb im eigenen Haus und die MailStore Service Provider Edition als Grundlage für gehostete, gemanagte Archivierung über einen Dienstleister.
MailStore Server: alles im eigenen Haus
MailStore Server läuft auf einem Windows-System bei Ihnen. Betrieb und Verantwortung liegen bei Ihnen (oder bei mir als Ihrem Dienstleister, der den Server für Sie betreut). Die Software erstellt vollständige, exakte Kopien aller E-Mails, der Zugriff erfolgt über die gewohnte Ordnerstruktur, per Volltextsuche oder direkt aus Outlook.
- Volle Datenhoheit: Das Archiv liegt physisch bei Ihnen.
- Manipulationsschutz über SHA-Hashwerte der Inhalte und interne AES256-Verschlüsselung; mit Legal Hold lassen sich Mails ungeachtet aller anderen Einstellungen nicht löschen.
- Sie kümmern sich um Hardware, Backup und Updates des Servers (oder lagern genau das an mich aus).
Gehostet: Archivierung als gemanagter Dienst
Über die MailStore Service Provider Edition kann ein Dienstleister die Archivierung gehostet und mandantenfähig bereitstellen, skalierbar vom Einzel- bis zum Mehrserver-Betrieb. Sie bekommen das Archiv als Dienst, ohne sich um Server, Backup und Wartung zu kümmern.
- Kein eigener Server, keine eigene Wartung: der Betrieb läuft beim Anbieter.
- Gut skalierbar, wenn die Zahl der Postfächer wächst.
- Wichtig: Klären Sie, wo die Daten liegen (EU/Deutschland) und wie die Datenhoheit geregelt ist.
GoBD-Konformität ist kein Häkchen
Egal ob On-Premises oder gehostet: MailStore formuliert selbst zurückhaltend, dass die Software helfen kann, die GoBD-Anforderungen für E-Mail-Daten zu erfüllen. Konformität hängt zusätzlich von Ihrer Verfahrensdokumentation und den Abläufen ab. Eine staatliche GoBD-Zertifizierung gibt es nicht; MailStore Server wird aber regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor nach IDW PS 880 geprüft.
Welche Variante passt zu Ihnen?
- On-Premises, wenn Datenhoheit im eigenen Haus oberste Priorität hat und Sie passende Hardware betreiben (oder betreuen lassen) wollen.
- Gehostet, wenn Sie sich nicht um Server, Backup und Updates kümmern möchten und Wert auf einfache Skalierung legen.
- In beiden Fällen sinnvoll: die Lizenzierung erfolgt pro Nutzer, einsteigend mit kleinen Paketen. Konkrete Preise prüfe ich tagesaktuell für Sie.
Quellen
Dieser Beitrag ist eine sorgfältig recherchierte Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen MailStore Server und der Cloud-Variante?+
MailStore Server läuft im eigenen Haus, Betrieb und Verantwortung liegen bei Ihnen (oder Ihrem Dienstleister). Die gehostete Variante auf Basis der Service Provider Edition stellt das Archiv als gemanagten Dienst bereit, ohne dass Sie einen Server betreiben.
Bleiben meine Daten in Deutschland bzw. der EU?+
Bei On-Premises liegen die Daten physisch bei Ihnen. Bei einer gehosteten Lösung sollten Sie den Speicherort und die Datenhoheit ausdrücklich klären. Ich achte bei der Auswahl auf EU-konforme Optionen.
Ist MailStore GoBD-konform?+
MailStore kann helfen, die GoBD-Anforderungen für E-Mail-Daten zu erfüllen. Die vollständige Konformität hängt zusätzlich von Ihrer Verfahrensdokumentation und Ihren Abläufen ab. Eine staatliche Zertifizierung existiert nicht, MailStore Server wird aber nach IDW PS 880 geprüft.
Was kostet MailStore?+
Die Lizenzierung erfolgt pro Nutzer, mit Einstiegspaketen für kleinere Unternehmen. Da sich Preise ändern können, prüfe ich die aktuellen Konditionen für Ihren konkreten Fall.
Die richtige Archiv-Variante für Ihr Unternehmen
Ob im eigenen Haus oder gehostet: Ich berate Sie herstellerunabhängig, richte die passende MailStore-Variante ein und kümmere mich auf Wunsch um den laufenden Betrieb inklusive Verfahrensdokumentation.
Daniel Gläser
Inhaber Gläser IT-Solutions, Chemnitz
Ich entwickle Software und betreibe IT-Infrastruktur für kleine und mittlere Unternehmen, von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb. Die Inhalte hier stammen aus realen Projekten und sind mit Quellen belegt.
