KI-Dokumentenverarbeitung
Rechnungen und Formulare
automatisch erfassen.
KI liest Rechnungen, Lieferscheine und Formulare aus, gleicht sie mit Ihren Daten ab und übergibt geprüfte Felder an Ihre Systeme. Unsichere Fälle landen bei einem Menschen.
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- 01Beleg
- 02Felder auslesen
- 03Abgleich prüfen
- 04Übergabe
Belegarten
Welche Dokumente sich eignen.
Gut geeignet sind Dokumente, die häufig kommen, ähnliche Angaben enthalten und heute von Hand abgetippt werden.
Eingangsrechnungen
Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beträge, Steuersätze und Bestellbezug aus PDF, Scan oder Foto. Wie strukturierte E-Rechnungen dazu passen, steht im nächsten Abschnitt.
Lieferscheine
Positionen, Mengen und Lieferscheinnummer auslesen und mit Bestellung und Wareneingang abgleichen. Abweichungen werden als Klärfall markiert.
Auftragsbestätigungen
Preise, Mengen und Liefertermine mit Ihrer Bestellung vergleichen. Abweichende Konditionen fallen auf, bevor die Rechnung kommt.
Verträge
Vertragspartner, Laufzeiten und Kündigungsfristen herausziehen und als Wiedervorlage ins System übernehmen. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Bewerbungen
Kontaktdaten erfassen und Unterlagen geordnet ablegen. Ein Filtern oder Bewerten von Bewerbern durch KI gehört nicht dazu, denn dafür stellt der EU AI Act strenge Anforderungen.
Ratgeber EU AI ActFormulare und E-Mail-Anhänge
Anträge, Schadenmeldungen, Prüfprotokolle oder Bestellungen per Mail. Der Anhang wird erkannt, ausgelesen und dem passenden Vorgang zugeordnet.
E-Rechnung
E-Rechnung: wo KI hilft und wo nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die spätestens Ende 2027 auslaufen. Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD in den zulässigen Profilen. Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
Strukturierte E-Rechnungen sind ohne KI maschinenlesbar. Die Daten liegen als XML vor und lassen sich direkt einlesen und prüfen. Dafür setze ich keine KI ein, sondern einen klassischen Import.
KI hilft bei allem Unstrukturierten: PDF- und Papierrechnungen während der Übergangszeit, Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen ausländischer Lieferanten, die von der Pflicht ausgenommen sind, dazu Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Freitext in Mails. Ein guter Eingang verarbeitet beides: XML direkt, alles andere per KI.
Ablauf
Vom Eingang bis zur Übergabe.
Eingang
Belege kommen aus einem Mailpostfach, einem Scanordner oder per Upload. Das Original wird unverändert abgelegt, bevor etwas ausgelesen wird.
Klassifizieren
Die KI erkennt die Belegart, z. B. Rechnung, Gutschrift, Lieferschein oder Mahnung, und trennt Sammel-PDFs in einzelne Dokumente.
Felder auslesen
Ein Sprachmodell mit Bildverständnis oder eine spezialisierte Texterkennung liest die vereinbarten Felder aus. Zu jedem Wert wird die Fundstelle im Dokument gespeichert, damit eine Prüfung schnell geht.
Plausibilität prüfen
Regeln prüfen das Ergebnis: Gibt es die Bestellnummer? Ergeben Positionen und Steuer die Gesamtsumme? Passt die Bankverbindung zum bekannten Lieferanten? Ist die Rechnungsnummer schon einmal eingegangen?
Prüfung bei Unsicherheit
Fehlt ein Feld oder schlägt eine Regel an, landet der Beleg in einer Prüfliste. Dort sehen Ihre Mitarbeiter Dokument und Werte nebeneinander und korrigieren direkt.
Übergabe
Geprüfte Daten gehen an Buchhaltung, ERP oder DMS, z. B. DATEV oder eine Warenwirtschaft. Je nach System geschieht das per Schnittstelle oder Export. Welche Wege Ihr System bietet, prüfe ich vorab.
GoBD & Datenschutz
Aufbewahrung und Datenschutz gehören dazu.
Das Auslesen ersetzt das Original nicht. Nach den GoBD werden eingehende elektronische Belege grundsätzlich in dem Format aufbewahrt, in dem sie eingegangen sind, und nicht verändert. Bei E-Rechnungen genügt seit der GoBD-Anpassung von 2025 in der Regel der strukturierte Teil. Per Texterkennung gewonnene und geprüfte Daten werden mit dem Original verknüpft aufbewahrt.
Der Ablauf gehört in Ihre Verfahrensdokumentation: wer Belege wie erfasst, prüft und weitergibt. Die technische Beschreibung dafür liefere ich mit. Die steuerliche Bewertung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Personaldokumente wie Bewerbungen oder Arbeitsverträge enthalten sensible Angaben, teils auch zur Gesundheit. Dafür gelten enge Zugriffsrechte, kurze Speicherfristen und bei Bedarf ein lokales Modell. Anbieter, Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung werden für den konkreten Einsatz geprüft.
Messbarkeit & Technik
Erst messen, dann entscheiden.
Pilot mit eigenen Belegen
Wir stellen eine Stichprobe Ihrer echten Belege zusammen, z. B. Rechnungen der wichtigsten Lieferanten und einige schwierige Scans, und erfassen die richtigen Werte einmal von Hand. Daran messen wir die Erkennungsquote je Feld und Belegart.
Modell nach Datenart
Je nach Schutzbedarf läuft die Erkennung über einen Cloud-Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder über ein lokales Modell auf Ihrem eigenen Server.
Mehr zu lokaler KIKostenfaktoren
Belegmenge, Zahl der Belegarten und Felder, Qualität der Scans, Zahl der angebundenen Systeme und der Anteil an Prüffällen bestimmen Aufwand und laufende Kosten.
Grenzen
Schlechte Scans, Handschrift und ungewöhnliche Layouts senken die Quote. KI kann Ziffern verwechseln, deshalb prüfen Regeln jeden Betrag. Fehlerfreie Erkennung ist kein realistisches Ziel. Entscheidend ist, wie viel Abtipp- und Prüfarbeit wegfällt.
Zusammenarbeit
Ein klarer Weg in den Alltag.
Belege sichten
Belegarten, Mengen, benötigte Felder und Zielsysteme festhalten und eine Stichprobe zusammenstellen.
Pilot messen
Erkennung und Plausibilitätsregeln an Ihren Belegen testen und die Quote je Feld auswerten.
Prüfliste und Übergabe einrichten
Prüfoberfläche, Schnittstelle oder Export aufsetzen und die Ablage der Originale festlegen.
Betrieb beobachten
Prüffälle auswerten, Regeln nachschärfen und neue Lieferanten oder Belegarten ergänzen.
Vor dem Start
Gute Fragen. Klare Antworten.
Kann KI Rechnungen automatisch auslesen?
Ja, auch aus Scans und Fotos. Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beträge und Steuersätze lassen sich gut erfassen, wenn Plausibilitätsregeln das Ergebnis prüfen. Wie gut das bei Ihren Belegen funktioniert, zeigt ein Pilot.
Brauche ich KI für XRechnung und ZUGFeRD?
Nein. Diese Formate enthalten die Rechnungsdaten bereits strukturiert und lassen sich ohne KI einlesen. KI lohnt sich für PDFs, Scans, Lieferscheine und Freitext.
Funktioniert das mit DATEV, ERP oder DMS?
Je nach System per Schnittstelle oder Export. Welche Wege Ihre DATEV-Umgebung, Ihr ERP oder Ihr DMS bietet, prüfe ich vorab mit Ihnen und bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung.
Wie hoch ist die Erkennungsquote?
Das hängt von Belegqualität, Layouts und Feldern ab. Eine pauschale Zahl wäre unseriös. Im Pilot messen wir die Quote je Feld an Ihren eigenen Belegen, bevor Sie entscheiden.
Ist KI-Belegerfassung mit den GoBD vereinbar?
Die GoBD verlangen unter anderem unveränderte Originale, Nachvollziehbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Der Ablauf wird darauf ausgelegt. Die steuerliche Gesamtbewertung liegt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.
Was kostet KI-Dokumentenverarbeitung?
Belegmenge, Zahl der Belegarten, Anbindungen und Prüfaufwand bestimmen die Kosten. Wir starten mit einem Pilot, dessen Aufwand vorab vereinbart wird. Die laufenden Kosten lassen sich danach aus echten Mengen abschätzen.