KI-Anwendungsfälle · Abteilungen · Branchen
Was KI in Ihrem Unternehmen
konkret übernehmen kann.
Mehr als dreißig Aufgaben aus Kundenservice, Vertrieb, Verwaltung, Technik und Geschäftsführung, jeweils mit Eingabe, KI-Schritt und menschlicher Prüfung. Suchen Sie den Fall, der bei Ihnen am häufigsten vorkommt. Ich prüfe mit Ihnen, ob er sich als Pilot eignet.
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- 01Eingabe
- 02KI-Entwurf
- 03Menschliche Prüfung
- 04Freigegebene Aktion
Kundenservice
Kundenservice & Kommunikation
Hier kommen die meisten Anfragen als freier Text an. Die KI sortiert, entwirft und sucht. Versendet wird nur, was ein Mensch freigegeben hat oder was ausdrücklich als automatischer Ablauf vereinbart ist.
Sammelpostfach sortieren
Eingang: E-Mails an info@ oder service@. Die KI erkennt Anliegen, Kunde und Dringlichkeit, vergibt eine Kategorie und leitet an die zuständige Person weiter. Fälle mit unsicherer Zuordnung landen in einer Prüfliste, die ein Mensch abarbeitet.
Zur Workflow-AutomatisierungAntwortentwürfe für Standardanfragen
Eingang: die Kundenmail plus Ihre Textbausteine, Preislisten und Lieferbedingungen. Die KI schreibt einen Entwurf im Ton Ihres Hauses und vermerkt, aus welcher Unterlage die Angaben stammen. Ihr Team liest, korrigiert und sendet selbst ab.
Zu den KI-AgentenWebsite-Chat für wiederkehrende Fragen
Eingang: Fragen von Besuchern zu Leistungen, Lieferzeiten, Ablauf oder Öffnungszeiten. Der Chat antwortet nur aus freigegebenen Inhalten, ist als KI gekennzeichnet und übergibt an Ihr Team, sobald eine Frage außerhalb seines Wissens liegt. Gesprächsverläufe werden regelmäßig stichprobenartig geprüft.
Zum KI-ChatbotTelefonate zusammenfassen
Eingang: Gesprächsnotizen oder, mit Einwilligung aller Beteiligten, eine Aufzeichnung. Die KI fasst Anliegen, Zusagen und nächste Schritte zusammen und legt sie am Kundendatensatz ab. Wer telefoniert hat, kontrolliert die Zusammenfassung, bevor daraus Aufgaben entstehen.
Vertrieb
Vertrieb & Angebote
Im Vertrieb zählt die Reaktionszeit. KI bereitet vor, damit Ihr Team schneller beim Kunden ist. Preise und Zusagen bleiben in menschlicher Hand.
Angebotsentwurf aus der Anfrage
Eingang: Kundenanfrage, Artikelstamm, Preisliste und ähnliche frühere Angebote. Die KI stellt Positionen zusammen, markiert fehlende Angaben und erzeugt einen Entwurf in Ihrer Vorlage. Preise, Rabatte und Liefertermine gibt ein Mensch frei.
Zu den KI-AgentenAusschreibungen und Lastenhefte vorprüfen
Eingang: Ausschreibungsunterlagen oder ein Lastenheft als PDF. Die KI zieht Anforderungen, Fristen, geforderte Nachweise und Ausschlusskriterien in eine Checkliste mit Seitenangabe. Ob Sie anbieten, entscheidet der Vertrieb nach Blick in die Originalstellen.
Zur DokumentenverarbeitungAnfragen vorqualifizieren
Eingang: Kontaktformular, Messekontakt oder Anfrage per E-Mail. Die KI ordnet das Anliegen einem Produktbereich zu, ergänzt fehlende Pflichtfelder als Rückfrage und legt einen Datensatz im CRM an. Über Priorität und Ansprechpartner entscheidet der Vertrieb.
Zur Workflow-AutomatisierungNachfassen bei offenen Angeboten
Eingang: offene Angebote aus ERP oder CRM. Ein Ablauf erkennt fällige Angebote, die KI formuliert eine kurze Nachfrage mit Bezug auf den konkreten Inhalt. Versendet wird nach Freigabe oder nur für Fälle, die Sie vorher ausdrücklich festgelegt haben.
Zur Workflow-AutomatisierungVerwaltung
Buchhaltung & Verwaltung
Belege, Verträge und Formulare sind wiederkehrend und gut prüfbar. Deshalb eignen sie sich besonders für einen ersten Pilot.
Eingangsrechnungen erfassen
Eingang: Rechnungen als PDF, Scan oder Foto. Die KI liest Lieferant, Beträge, Steuersätze, Positionen und Bankverbindung aus und gleicht sie mit Bestellung und Stammdaten ab. Abweichungen und geänderte Bankdaten gehen zur Prüfung an die Buchhaltung. Strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthalten die Daten bereits maschinenlesbar und brauchen dafür keine KI.
Zur DokumentenverarbeitungBelege für die Steuerberatung vorbereiten
Eingang: Kassenbelege, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten. Die KI ordnet Belege den Kontobewegungen zu, schlägt eine Kategorie vor und listet fehlende Belege auf. Kontierung und Übergabe verantworten Buchhaltung und Steuerberatung.
Zur DokumentenverarbeitungVertragsfristen im Blick
Eingang: Miet-, Wartungs-, Leasing- und Lieferantenverträge. Die KI überträgt Laufzeiten, Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln in eine Übersicht, aus der rechtzeitig Erinnerungen entstehen. Die Auslegung einzelner Klauseln bleibt bei Geschäftsführung oder Rechtsberatung.
Zur DokumentenverarbeitungFormulare und Auskünfte vorausfüllen
Eingang: Stammdaten und ein wiederkehrendes Formular, etwa Lieferantenselbstauskünfte, Förderanträge oder Kundenfragebögen. Die KI füllt bekannte Felder aus früheren Antworten und Unterlagen aus und markiert, was fehlt. Unterschrieben und eingereicht wird erst nach Kontrolle.
Zur Workflow-AutomatisierungPersonal
Personal & Organisation
Im Personalbereich gelten engere Grenzen. KI-Systeme, die Bewerbungen filtern, Bewerber bewerten oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen, zählen nach dem EU AI Act zu den Hochrisiko-Systemen. Die DSGVO schränkt zudem Entscheidungen ein, die ausschließlich automatisiert fallen und Menschen erheblich betreffen. Die folgenden Fälle unterstützen Organisation und Kommunikation, ohne über Personen zu entscheiden.
Stellenanzeigen entwerfen
Eingang: Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen der Stelle. Die KI schreibt einen Entwurf für Anzeige und interne Stellenbeschreibung und weist auf missverständliche oder nicht neutrale Formulierungen hin. Inhalt und Veröffentlichung verantwortet die Personalabteilung.
Fragen von Beschäftigten beantworten
Eingang: Fragen zu Urlaub, Reisekosten, Dienstwagen oder IT-Zugängen. Ein interner Assistent antwortet aus Richtlinien und Betriebsvereinbarungen und nennt die Fundstelle. Ist eine Regel unklar oder fehlt sie, verweist er an die zuständige Person.
Zum WissensassistentenEinarbeitung strukturieren
Eingang: Checklisten, Handbücher und benötigte Zugänge je Rolle. Ein Ablauf legt Aufgaben für IT, Führungskraft und Personal an, ein Assistent beantwortet Fragen neuer Kolleginnen und Kollegen aus den Unterlagen. Die Einarbeitung selbst bleibt Aufgabe der Menschen im Team.
Zur Workflow-AutomatisierungEinkauf & Lager
Einkauf, Lager & Logistik
Viele Bestellungen, Bestätigungen und Lieferpapiere kommen noch als PDF oder Foto. Die KI überträgt sie in Ihr System, Menschen bearbeiten nur die Abweichungen.
Auftragsbestätigungen abgleichen
Eingang: Auftragsbestätigungen von Lieferanten per E-Mail. Die KI liest Artikel, Mengen, Preise und Liefertermine aus und vergleicht sie mit Ihrer Bestellung. Nur Abweichungen landen beim Einkauf, mit beiden Werten nebeneinander.
Zur DokumentenverarbeitungBestellungen aus E-Mails übernehmen
Eingang: Kundenbestellungen, die nicht über Shop oder EDI kommen, sondern als Mail, PDF oder Excel-Liste. Die KI erkennt Kunde, Artikelnummern und Mengen und legt einen Auftragsentwurf im ERP an. Unklare Artikelzuordnungen prüft der Innendienst.
Zur DokumentenverarbeitungLieferscheine und Frachtpapiere erfassen
Eingang: Fotos oder Scans von Lieferscheinen, Frachtbriefen und Packlisten. Die KI ordnet sie der Bestellung zu und meldet Fehlmengen oder falsche Artikel. Der Wareneingang bestätigt die tatsächlich gezählte Menge.
Zur DokumentenverarbeitungBestandsfragen im Chat
Eingang: Fragen wie „Wie viele Stück von Artikel 4711 liegen noch im Außenlager?“. Ein Agent fragt den Wert über eine Schnittstelle im Warenwirtschaftssystem ab, statt ihn zu schätzen. Er hat nur Leserechte, Buchungen bleiben im System und bei Ihren Mitarbeitern.
Zu den KI-AgentenTechnik & Produktion
Technik, Service & Produktion
In der Region Chemnitz arbeiten viele Maschinenbauer und Zulieferer. Dort steckt das Wissen oft in Serviceberichten, Handbüchern und Prüfprotokollen, die über Jahre gewachsen sind. Genau diese Bestände lassen sich mit KI erschließen.
Wartungsberichte aus Stichpunkten
Eingang: Notizen, Sprachmemo und Fotos des Technikers vom Einsatz. Die KI erstellt daraus einen strukturierten Wartungs- oder Servicebericht mit Tätigkeiten, verbautem Material und offenen Punkten. Der Techniker prüft und ergänzt, bevor der Bericht an den Kunden und in die Abrechnung geht.
Zur Workflow-AutomatisierungFehlerbilder in Serviceberichten auswerten
Eingang: Serviceberichte und Störungsmeldungen vergangener Jahre. Die KI gruppiert ähnliche Fehlerbeschreibungen, auch wenn sie unterschiedlich formuliert sind, und zeigt, bei welchen Baugruppen und Maschinentypen sie sich häufen. Ob dahinter eine konstruktive Ursache steckt, beurteilen Service und Konstruktion.
Zur lokalen KITechnische Dokumentation durchsuchen
Eingang: Betriebsanleitungen, Wartungspläne, Ersatzteillisten und Arbeitsanweisungen. Ein Assistent beantwortet Fragen wie „Welches Wartungsintervall gilt für die Spindel von Typ B?“ und nennt Dokument und Seite. Sicherheitsrelevante Werte prüft der Techniker immer in der Originalquelle.
Zum WissensassistentenPrüfprotokolle und Reklamationen bearbeiten
Eingang: Prüfprotokolle, Messwerte als Tabelle und Kundenreklamationen. Die KI fasst Ergebnisse zusammen, entwirft Texte für 8D-Berichte oder Reklamationsantworten und weist auf fehlende Angaben hin. Ursachenanalyse und Freigabe bleiben bei der Qualitätssicherung.
Zur DokumentenverarbeitungWissen & Führung
Wissen & Geschäftsführung
Das Wissen eines gewachsenen Betriebs ist vorhanden, nur verteilt. KI macht es auffindbar und fasst zusammen. Bewerten und entscheiden bleibt Aufgabe der Geschäftsführung.
Firmenwissen durchsuchbar machen
Eingang: freigegebene Ordner auf Netzlaufwerk oder SharePoint, Wiki und Projektablage. Ein Wissensassistent beantwortet Fragen aus diesen Dokumenten und nennt die Quelle. Er zeigt nur Inhalte, die die fragende Person auch selbst öffnen darf.
Zum WissensassistentenMonatsberichte in Klartext
Eingang: Exporte aus Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Zeiterfassung. Feste Abfragen berechnen die Kennzahlen, die KI beschreibt Veränderungen und Auffälligkeiten in einem kurzen Bericht. Die Zahlen stammen aus Ihren Systemen und nicht aus dem Sprachmodell. Die Bewertung übernimmt die Geschäftsführung.
Zur Workflow-AutomatisierungVertrauliche Unterlagen intern auswerten
Eingang: Finanz-, Personal- oder Konstruktionsunterlagen, die das Haus nicht verlassen sollen. Ein Sprachmodell auf einem eigenen Server fasst zusammen, vergleicht Fassungen und beantwortet Fragen. Zugriffe und Protokollierung legen wir vor dem Start fest.
Zur lokalen KIBesprechungen protokollieren
Eingang: Stichpunkte oder, mit Einwilligung aller Teilnehmenden, ein Mitschnitt. Die KI erstellt Protokoll, Beschlüsse und eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen. Die Sitzungsleitung prüft vor dem Versand. Warum gerade solche Fälle den Einstieg erleichtern und was die Studienlage dazu sagt, beschreibt der Ratgeber zu KI-Anwendungsfällen im KMU.
Zum Ratgeber mit Zahlen und 90-Tage-PlanNach Branche
Typische Startpunkte nach Branche
Dieselben Bausteine sehen in jeder Branche anders aus. Je Branche ein Fall, der sich als erster Pilot anbietet.
Handwerk
Eingang: Kundenanfrage mit Fotos, Aufmaß und Sprachnotizen von der Baustelle. Die KI erstellt einen Angebotsentwurf aus Ihren Leistungspositionen und einen Baustellenbericht aus den Notizen. Mengen, Preise und Termine prüfen Meister oder Inhaber.
Zu den KI-AgentenHandel & E-Commerce
Eingang: Herstellerdaten, Datenblätter und Kundenfragen. Die KI schreibt Produkttexte aus technischen Daten, beantwortet Fragen zum Lieferstatus über die Shop-Schnittstelle und ordnet Retourengründe. Neue Produkttexte werden vor der Veröffentlichung kontrolliert.
Zur Workflow-AutomatisierungKanzleien & Steuerbüros
Eingang: Mandantenpost, Bescheide, Belege und eigene Musterschreiben. Die KI ordnet Dokumente der Akte zu, hebt Fristen in Bescheiden hervor und durchsucht frühere Schriftsätze. Wegen der beruflichen Verschwiegenheit kommt hier ein Modell auf eigener Hardware besonders infrage. Jede fachliche Aussage prüft ein Berufsträger.
Zur lokalen KIProduktion
Eingang: Arbeitsanweisungen, Störungsmeldungen und Schichtbuch. Ein Assistent an der Linie beantwortet Fragen aus Anweisungen und dokumentierten früheren Störungen, Schichtübergaben werden aus den Einträgen zusammengefasst. In Steuerungen oder Maschinenparameter greift die KI nicht ein.
Zum WissensassistentenFitness & Gastronomie
Eingang: Fragen zu Mitgliedschaft, Kursplan, Reservierung oder Allergenen. Ein gekennzeichneter Chat beantwortet Standardfragen aus Ihren Angaben und übergibt Kündigungen, Beschwerden und Sonderwünsche an das Team. Allergeninformationen kommen ausschließlich aus Ihrer gepflegten Liste.
Zum KI-ChatbotImmobilienverwaltung
Eingang: Mietermeldungen per E-Mail oder Formular, Mietverträge und Hausordnungen. Die KI ordnet Schadensmeldungen Objekt und Gewerk zu, entwirft den Handwerkerauftrag und beantwortet Fragen aus Hausordnung und Vertrag. Aufträge mit Kosten gibt die Verwaltung frei.
Zu den KI-AgentenErster Fall
Welcher Fall passt zuerst?
Vier Fragen entscheiden, ob ein Anwendungsfall ein guter Pilot ist: Wie oft kommt er vor? Liegen die Daten digital vor? Was kostet ein Fehler? Wie lange dauert die Prüfung eines Ergebnisses?
Guter erster Pilot
Ein Fall, der sich in wenigen Wochen mit echten Beispielen testen und messen lässt.
- Häufigkeit: Die Aufgabe fällt täglich oder wöchentlich an, etwa im Postfach, bei Rechnungen oder bei Standardfragen.
- Datenlage: Beispiele und Unterlagen liegen digital vor, auch wenn sie nicht einheitlich aufgebaut sind.
- Fehlerfolgen: Ein Fehler fällt bei der Prüfung auf und lässt sich korrigieren, bevor er nach außen geht.
- Prüfaufwand: Ein Mensch kann ein Ergebnis in kurzer Zeit bestätigen oder verwerfen.
Besser später
Ein Fall, der erst mit Erfahrung und sauberen Grundlagen sinnvoll wird.
- Häufigkeit: Die Aufgabe kommt nur wenige Male im Jahr vor, der Aufbau lohnt sich kaum.
- Datenlage: Das Wissen steckt in Köpfen statt in Dokumenten oder liegt in Systemen ohne Schnittstelle.
- Fehlerfolgen: Ein Fehler wirkt direkt auf Geld, Sicherheit oder Personen, etwa bei Zahlungen oder Personalentscheidungen.
- Prüfaufwand: Ein Ergebnis zu prüfen dauert fast so lange, wie die Aufgabe selbst zu erledigen.
Zusammenarbeit
Ein klarer Weg in den Alltag.
Aufgaben sammeln
Gemeinsam listen wir Aufgaben, die regelmäßig Zeit kosten, und schätzen Häufigkeit und heutigen Aufwand.
Ersten Fall wählen
Nach Datenlage, Fehlerfolgen und Prüfaufwand bestimmen wir einen Pilot mit messbarem Ziel.
Pilot bauen und messen
Mit echten, repräsentativen Beispielen prüfen wir Qualität, Grenzen und laufende Kosten.
Übernehmen oder verwerfen
Überzeugt der Pilot, binde ich ihn an Ihre Systeme an. Sonst lassen wir ihn fallen und nehmen den nächsten Fall.
Vor dem Start
Gute Fragen. Klare Antworten.
Welcher KI-Anwendungsfall lohnt sich im Mittelstand zuerst?
Meist eine Aufgabe, die täglich anfällt und deren Ergebnis schnell prüfbar ist, zum Beispiel das Sortieren eines Sammelpostfachs oder das Erfassen von Eingangsrechnungen. Welcher Fall bei Ihnen vorn liegt, klären wir im Erstgespräch anhand von Häufigkeit, Datenlage, Fehlerfolgen und Prüfaufwand.
Ist jede Automatisierung ein Fall für KI?
Nein. Wenn feste Regeln genügen, etwa Daten von einem System ins andere übertragen oder zu einem Datum erinnern, reicht klassische Automatisierung. KI lohnt sich bei freiem Text, unterschiedlich aufgebauten Dokumenten und Fragen in natürlicher Sprache. Oft kombinieren wir beides in einem Ablauf.
Brauchen wir für KI-Anwendungen neue Software?
Selten. Die meisten Fälle werden an vorhandene Systeme angebunden: Postfach, Netzlaufwerk oder SharePoint, ERP, CRM und Buchhaltung. Wo keine Schnittstelle vorhanden ist, prüfe ich Exporte, Importe oder eine kleine Zusatzanwendung.
Dürfen wir KI im Personalbereich einsetzen?
Für Entwürfe, interne Fragen und Organisation ja, mit den üblichen Datenschutzregeln. Systeme, die Bewerbungen filtern, Bewerber bewerten oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen, gelten nach dem EU AI Act als Hochrisiko-KI mit umfangreichen Pflichten. Davon rate ich kleinen und mittleren Unternehmen in aller Regel ab. Einzelheiten stehen im Ratgeber zum EU AI Act.
Was kostet die Umsetzung eines KI-Anwendungsfalls?
Das hängt von Anbindungen, Datenmenge, Modellwahl und Prüfaufwand ab. Ein Fall, der nur ein Postfach und eine Ablage berührt, ist kleiner als einer mit ERP-Schnittstelle und mehrstufiger Freigabe. Wir beginnen mit einem abgegrenzten Pilot, dessen Aufwand vorab vereinbart ist, und ich rechne Ihnen die laufenden Kosten für Modell und Hosting vorher durch.
Bleiben unsere Daten im Unternehmen?
Wenn es nötig ist, ja: Ein Sprachmodell kann auf einem eigenen Server in Ihrem Haus oder Rechenzentrum laufen. Für weniger sensible Fälle kommen Modelle in EU-Rechenzentren infrage. Welcher Weg passt, entscheiden Datenart, Leistungsbedarf und Kosten. Datenflüsse und Verträge werden für den konkreten Einsatz geprüft.