Was kostet individuelle Software? Kosten für KMU planen

Wovon die Kosten abhängen

Ob fertige Software reicht oder eine eigene Lösung sinnvoll ist, behandelt der Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware. Hier geht es darum, was eine eigene Lösung aufwendig oder überschaubar macht. Sechs Faktoren bestimmen den Aufwand maßgeblich:

• Umfang und Sonderfälle: Nicht die Zahl der Bildschirme treibt den Aufwand, sondern die Zahl der Regeln und Ausnahmen. Ein Ablauf mit Freigaben, Fristen, Vertretungen und Stornos braucht ein Vielfaches an Logik und Tests eines einfachen Formulars.
• Rollen und Rechte: Sobald verschiedene Nutzergruppen unterschiedliche Daten sehen oder ändern dürfen, etwa Mitarbeitende, Standortleitung und Kunden, muss jede Funktion für jede Rolle geprüft werden. Mehrere Standorte oder Mandanten kommen hinzu.
• Schnittstellen: Jede Anbindung an Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kasse, CRM oder Branchensoftware kostet Zeit für Analyse, Umsetzung und Fehlerfälle. Ob die Gegenseite eine dokumentierte Programmierschnittstelle (API) anbietet, klären Sie am besten vor dem Angebot.
• Datenmigration: Altdaten aus Excel-Listen oder einem Vorgängersystem müssen bereinigt, zugeordnet und probeweise übernommen werden. Doppelte Kunden und fehlende Pflichtfelder zeigen sich oft erst dabei.
• Qualitätsanforderungen: Verfügbarkeit, Antwortzeiten, Datensicherung, Protokollierung, Sicherheitsprüfungen und Barrierefreiheit kosten Aufwand und gehören ausdrücklich ins Angebot. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt nicht für jede Software, sondern für bestimmte Produkte und bestimmte Dienstleistungen für Verbraucher. Dazu zählen Websites und Apps, die nach dem 28. Juni 2025 auf den Abschluss eines Verbrauchervertrags hin angeboten werden, etwa Onlineshops. Bei Dienstleistungen ausgenommen sind Kleinstunternehmen (weniger als zehn Beschäftigte und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme).
• Plattformen: Eine Webanwendung läuft im Browser auf allen gängigen Geräten und kommt ohne App-Store aus; so nutzen Gäste Treuli, mein digitales Treueprogramm, ohne verpflichtenden App-Download. Native Apps für iPhone und Android bringen Store-Konten, Prüfprozesse und regelmäßige Anpassungen an neue Betriebssysteme mit; jede weitere Plattform erhöht Entwicklungs- und Testaufwand.

Projektphasen: wo der Aufwand entsteht

Ein Softwareprojekt ist mehr als Programmieren. Auf meiner Seite zur Softwareentwicklung heißen die Schritte Verstehen, Planen, Umsetzen und Übergeben. Im Detail sieht das so aus:

Was Stundensätze aussagen und was nicht

Eine belastbare, aktuelle Erhebung zu Gesamtpreisen von Softwareprojekten in Deutschland liegt mir nicht vor. Zu Stundensätzen gibt es den Freelancer-Kompass 2026 der Projektplattform freelancermap: 5.412 registrierte Nutzer der Plattform, befragt in vier Umfragen zwischen dem 17. November 2025 und dem 8. Februar 2026, ergänzt um anonymisierte Plattformdaten aus dem deutschsprachigen Raum. IT-Freelancer aus der Software- und Webentwicklung kamen auf einen Median-Stundensatz von 90 Euro. Ob netto oder brutto, sagt die Pressemitteilung nicht.

Die Zahl hat Grenzen. Eine repräsentative Stichprobe beansprucht die Pressemitteilung nicht, und die Werte bilden Einzelpersonen ab, keine Agenturen oder Systemhäuser. Vor allem entscheidet nicht der Satz, sondern die Zahl der Stunden. Ein höherer Satz mit wenig Nacharbeit kann am Ende weniger kosten als ein niedriger mit vielen Korrekturschleifen.

Laufende Kosten nach dem Start

Mit dem Start ist Software nicht fertig bezahlt. Diese Posten gehören von Anfang an in die Rechnung:

• Hosting und Betrieb: Server oder Cloud-Dienst, Datenbank, Datensicherung, Überwachung und Domain. Verarbeitet ein Hoster oder Dienstleister dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Sicherheitsupdates: Auch Frameworks haben ein Ablaufdatum. Microsoft unterstützt .NET-Versionen mit Langzeitsupport (LTS) drei Jahre lang, Versionen mit Standardsupport (STS) zwei Jahre. Bei Node.js werden kritische Fehler in LTS-Versionen laut Projekt in der Regel insgesamt 30 Monate lang behoben. Der anschließende Versionswechsel kostet Arbeit, auch wenn sich für Nutzer nichts ändert.
• Wartung: Fehler beheben, Abhängigkeiten aktualisieren und reagieren, wenn ein angebundener Fremdanbieter seine Schnittstelle ändert.
• Weiterentwicklung: Im Betrieb entstehen erfahrungsgemäß neue Wünsche. Ein Jahresbudget oder Stundenkontingent erspart es, jede kleine Änderung neu zu verhandeln.
• Apps in den Stores: Das Apple Developer Program kostet 99 USD pro Mitgliedsjahr (in lokaler Währung kann der Betrag abweichen), ein Google-Play-Entwicklerkonto einmalig 25 USD. Schwerer wiegen die technischen Vorgaben, die beide Anbieter regelmäßig anheben. Stand Oktober 2026 müssen bei Apple hochgeladene Apps mit Xcode 26 oder neuer und dem SDK für iOS 26 gebaut sein; bei Google Play müssen neue Smartphone-Apps und Updates auf Android 16 (API-Level 36) ausgerichtet sein. Bestehende Apps mit zu alter Zielversion sehen neue Nutzer auf neueren Android-Geräten nicht mehr. Eine App braucht also Pflege, auch ohne neue Funktionen; das gilt auch für meine eigene iPhone-App Repp.

Festpreis, Aufwand oder Ausbaustufen

Keines der drei Modelle ist grundsätzlich besser. Es kommt darauf an, wie genau sich der Umfang heute beschreiben lässt.

Ich arbeite je nach Projekt mit Stundensatz oder Festpreis. Rechtlich zählt der Inhalt des Vertrags, nicht die Überschrift und nicht allein die Abrechnungsart. Wird ein bestimmtes Ergebnis geschuldet, spricht viel für einen Werkvertrag (§ 631 BGB) mit Abnahme (§ 640 BGB), und zwar auch bei Stundenabrechnung. Wer trotz bekannten Mangels abnimmt, ohne sich seine Rechte vorzubehalten, verliert bestimmte Mängelrechte. Wird nur eine Tätigkeit ohne bestimmtes Ergebnis geschuldet, liegt eher ein Dienstvertrag vor (§ 611 BGB). Einen Werkvertrag können Sie bis zur Vollendung jederzeit kündigen, schulden dann aber grundsätzlich die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen und dessen, was der Anbieter anderweitig verdient (§ 648 BGB). Anders bei einem Kostenanschlag ohne Gewähr für seine Richtigkeit: Ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, muss der Anbieter das unverzüglich anzeigen. Kündigen Sie deshalb, schulden Sie nur den Teil der Vergütung für die geleistete Arbeit und nicht inbegriffene Auslagen (§ 649 mit § 645 Abs. 1 BGB).

Angebote vergleichen: Checkliste

Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn sie dasselbe beschreiben. Diese Punkte sollten in jedem Angebot stehen oder vorab geklärt sein:

• Leistungsumfang: Welche Funktionen, Rollen, Schnittstellen und Plattformen sind enthalten, und was ausdrücklich nicht?
• Annahmen: Von welchen Voraussetzungen geht der Anbieter aus, etwa Datenqualität, verfügbare Schnittstellen oder Ihre Mitwirkung?
• Phasen: Sind Anforderungsanalyse, Konzept, Tests, Datenübernahme, Schulung und Dokumentation enthalten oder kommen sie extra?
• Abrechnung: Festpreis, Aufwand oder Ausbaustufen; bei Aufwand mit Schätzung, Stundensatz und einer Regel, wann Sie bei drohender Überschreitung informiert werden.
• Änderungen: Wie werden neue Wünsche während des Projekts bewertet, angeboten und freigegeben?
• Abnahme und Fehler: Wie wird abgenommen, und wie werden Fehler nach dem Start behandelt?
• Betrieb: Hosting, Updates, Wartung und Support mit Kosten pro Monat oder Jahr, dazu Laufzeit und Kündigung.
• Rechte und Übergabe: Welche Nutzungsrechte erhalten Sie, bekommen Sie Quellcode und Dokumentation, und welche Fremd- und Open-Source-Komponenten mit welchen Lizenzen stecken in der Lösung?
• Wer setzt um: ein Team oder eine Einzelperson, wer ist Ihr Ansprechpartner, und was passiert bei Ausfall? Die Abwägung beschreibt der Ratgeber Einzelunternehmer oder Systemhaus.

Mit einer ersten Version das Risiko senken

Statt alles auf einmal zu bauen, können Sie mit einer ersten nutzbaren Version starten, oft MVP genannt (Minimum Viable Product). Sie enthält nur, was der Kernablauf braucht, und geht früh in den Einsatz. Das senkt das Risiko dreifach:

• Sie geben zunächst weniger aus und sehen früh, ob die Lösung im Alltag trägt.
• Echte Nutzer zeigen, welche Funktionen wirklich gebraucht werden, bevor Sie sie bezahlen.
• Annahmen über Schnittstellen und Datenqualität werden früh geprüft, nicht erst am Projektende.

Wichtig ist, was Sie bestellen: Ein Prototyp zum Ausprobieren ist etwas anderes als eine erste Version für den Betrieb, auf der spätere Stufen aufbauen. Legen Sie fest, welcher Ablauf in Stufe eins vollständig funktionieren muss; alles andere kommt auf die Liste für später. Dazu passt der Festpreis je Ausbaustufe.

Quellcode und Nutzungsrechte

Wer die Entwicklung bezahlt, hat damit nicht automatisch alle Rechte an der Software. Das Urheberrechtsgesetz schützt Computerprogramme in jeder Gestalt einschließlich des Entwurfsmaterials, nicht aber die Ideen und Grundsätze dahinter, auch nicht die einer Schnittstelle (§ 69a UrhG). Vervielfältigung und Bearbeitung stehen dem Rechtsinhaber zu (§ 69c UrhG). Wer später einen anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen will, braucht dafür die passenden Rechte.

Schafft ein Arbeitnehmer ein Programm in Wahrnehmung seiner Aufgaben oder nach Anweisung, stehen die vermögensrechtlichen Befugnisse dem Arbeitgeber zu, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 69b UrhG). Bei einem externen Dienstleister entscheidet der Vertrag. Sind die Nutzungsarten dort nicht einzeln bezeichnet, richtet sich der Umfang nach dem gemeinsamen Vertragszweck (§ 31 Abs. 5 UrhG). § 69d UrhG erlaubt dem berechtigten Nutzer ohne besondere vertragliche Regelung Vervielfältigung und Bearbeitung, soweit sie für die bestimmungsgemäße Benutzung einschließlich Fehlerberichtigung notwendig sind; ob das auch Erweiterungen abdeckt, ist damit nicht geklärt.

Halten Sie deshalb im Vertrag fest: einfaches oder ausschließliches Nutzungsrecht, Bearbeitung auch durch Dritte, Herausgabe von Quellcode und Dokumentation, Umgang mit Bausteinen, die der Anbieter auch anderswo nutzt. Den Trennungsfall und die Hinterlegung des Quellcodes behandelt der Ratgeber Individualsoftware oder Standardsoftware.

Förderung in Sachsen: Stand Oktober 2026

Sachsen fördert Digitalisierungsprojekte von KMU über die Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027 (FRL Digi-Z), abgewickelt von der Sächsischen Aufbaubank (SAB). Zuwendungsfähig sind unter anderem Fremdleistungen für Planung, Konzipierung, Vorbereitung und Realisierung, notwendige Hard- und Software sowie die Einführung einschließlich Schulung. Der Zuschuss beträgt bei Transformationsprojekten bis zu 50 Prozent für Kleinst- und kleine Unternehmen (zuwendungsfähige Ausgaben höchstens 60.000 Euro) und bis zu 35 Prozent für mittlere Unternehmen (höchstens 100.000 Euro), bei Heranführungsprojekten von Kleinstunternehmen bis zu 60 Prozent (höchstens 10.000 Euro). Tarifbindung oder tarifgleiche Bezahlung bringt 10 Prozentpunkte mehr. Die Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen, die Laufzeit ist auf zwölf Monate begrenzt.

Förderbedingungen ändern sich häufig. Prüfen Sie den Stand vor der Planung direkt bei der SAB, für Bundesprogramme in der Förderdatenbank des Bundes. Wie ich Projekte umsetze, steht auf der Seite zur Softwareentwicklung.